Hogyan néz ki az elektronikus számla kontírozás?

Az elektronikus számla kontírozása nem igényel fejlesztést sem a könyvelő programban, sem pedig a cégek napi ügyviteli menetében. Ha az e- számla elektronikus aláírással és időbélyeggel van ellátva, akkor tartalma nem változtatható. (Csak ezeknek az azonosítóknak és a hitelességnek az elvesztésével.) Így nem lehetséges a “szokásos” kontírozás, amikor is a számlára viszi fel a könyvelő a kontírozási információt.

Ha a számlát egyértelműen azonosítani lehet a könyvelésben, és a gazdasági folyamat teljes menete egyértelműen nyomon követhető, akkor a jelenleg hatályos jogszabályok nem kívánják meg, hogy az e-számlán fizikailag (értsd kézzel írva vagy elektronikusan) rajta legyen a könyvelési információ.

Hogyan azonosítható az e-számla?

Mi sem egyszerűbb. Az elektronikus számlát a számla száma azonosítja, így ha ez szerepel a könyvelésben, akkor egyértelműen azonosítható és követhető a gazdasági folyamat. Tehát, ha kimenő számlát állítasz ki, akkor könyvelőd (mint egyébként is) rögzítse a számla számát, így az elektronikus számla módosítása nem szükséges. Bejövő elektronikus számláknál is így kell eljárnod.

Ha könyvelőd ragaszkodik az írott kontírozáshoz

Ha nem sikerül a könyvelőt meggyőzni, hogy nem szükséges az e-számla kinyomtatása, akkor lehetőséged van rá, hogy az elektronikus számlát kinyomtasd. Az erre felvitt kontírozás azonban nem elfogadható, mert az elektronikus számlát csak elektronikusan lehet kontírozni. Így erre a kinyomtatott, nem hiteles másolatra a könyvelőd “jegyzetelhet” ugyan, de a NAV nem fogja elfogadni. A probléma azonban megoldódik, ha a könyvelésben a számla száma alapján egyértelműen azonosítható a dokumentum. Erre alkalmas egy lista, ami minden könyvelőprogramból kinyerhető.

Kontírozás elektronikus számlán – újrahitelesítéssel

Technikailag megoldható úgy kontírozni az elektronikus számlát, hogy a könyvelési információkat az eredeti számlára viszed fel. Ennek úgy kell megtörténnie, hogy az eredeti és a módosított számla is nyomon követhető legyen. Erre például a PDF fájlformátum alkalmas. Mivel ekkor az eredeti hitelesítő információk, az elektronikus aláírás és az időbélyeg “sérülnek”, az így elkészült módosított számlát ismét el kell látni ezekkel az információkkal. A PDF-ben látszania kell az eredeti számlának és eredeti hitelesítő adatoknak, valamint az új adatoknak is.

Ez a megoldás a lehető legbonyolultabb. Használatát a Számlahegy nem támogatja, és nem is javasoljuk, hogy ilyen bonyolult folyamatot építs ki az ügyviteledben!

Hozzászólás írása

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..