Az elektronikus számla megőrzése – 3+1 megoldás

A számlák archiválása kapcsán még mindig ládák, polcok, mappák ugranak be a legtöbb embernek. Az elektronikus számlázásra való áttéréssel viszont felmerül a kérdés: hogyan működik az elektronikus számla megőrzése?

A Számlahegy gondoskodik róla: biztonságos szervereken megőrizzük a kiállított számláidat, akár a törvényi határidőn túl is.
Alapvetően a te felelősséged, hogy a számláid visszakereshetőségéről gondoskodj, így ajánlunk néhány megoldást, hogy hogyan teheted meg könnyen.

elektronikus számla megőrzése-Számlahegy-lakat

1. Mentsd le a számítógépedre az e-számlát!

Hozz létre egy mappát az adott évi kimenő és bejövő elektronikus számláidat rendszerezésére. A számítógéped merevlemezéről rendszeresen készíts biztonsági mentést egy pendrive-ra!

Meddig kell megőrizni a számlát? – A jelenleg érvényes törvény szerint 8 évig!

Praktikus okokból ezt ne ugyanazon az íróasztalon tartsd! 😉 Érdemes az egyiket az irodában, a másikat otthon tárolni. Így biztos lehetsz benne, hogy egy fizikai kár nem fogja letarolni az adataidat.

2. Használj felhőszolgáltatást az elektronikus számlák megőrzésére!

Több felhőszolgáltatás közül is választhatsz: Google Drive, Dropbox, OneDrive.

Mindegyiknek van ingyen hozzáférhető verziója is!

Ezek segítségével egy távoli szerveren tárolhatod az adataidat, így hiába üt ki tűz az irodában, vagy esik bele a laptopod a medencébe, az adataid miatt nem kell aggódnod. Előnye, hogy nagy rugalmasságot biztosít: bárhonnan elérheted a felhőn tárolt adatokat. Akár másokkal is megoszthatsz egy-egy mappát: adhatsz megtekintési jogot az üzlettársadnak, a könyvelődnek, vagy akinek éppen szükséges.

3. Válassz hivatalos archiválási megoldást!

Ha nagy mennyiségű hivatalos adat épségéről kell gondoskodnod, a legjobb, ha választasz egy erre szakosodott szolgáltatót: több tíz évre gondoskodnak a fájlok épségéről és olvashatóságáról. Ez a legdrágább megoldás, abban az esetekben ajánljuk, ha a fájlok mennyisége már nem lenne kezelhető egy-egy felhasználó gépén.

A legokosabb, ha az első két lehetőséget párhuzamosan használod: egy-két felhőszolgáltatást kombinálva, a számítógépeden is nyilvántartva az adatokat. Így akár a távoli szerverekkel adódna gond, akár fizikai kár ütne be, biztosítva lesznek a számláid évek múltán is.

+1. Fontos, hogy gondoskodj a biztonságról és többféle megoldást is használj az elektronikus számla megőrzéséhez.

Ne feledd, Számlahegy felhasználóként bármikor beléphetsz és egyszerűen hozzáférhetsz az általunk tárolt számláidhoz! Egy 5 perces regisztráció után ki is próbálhatod.

Hozzászólás írása

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..