Elektronikus számlázás – minden tudnivaló

Tényleg egyszerűbb a számlatömb használata vagy csak a szokások rabja vagy?

Nyilvánvaló, hogy az elektronikus számlázás gyorsabb, egyszerűbb és átláthatóbb, de nagyon sok más kérdés felmerül még: hogyan kell lekönyvelni? Ki fogja megőrizni? Ki kell nyomtatni? Mitől lesz szabályos? A NAV elfogadja? Mi történik, ha egy ellenőrzéskor kérik? Állíthatok ki mellette továbbra papír alapú számlát is? Most megválaszoljuk ezeket röviden, hogy magabiztosan dönthess!

Az elektronikus számlázás részletei

Az elektronikus számlázás részletei


Az elektronikus számlázás szabályai

A NAV pontosan meghatározza az Áfatörvényben az e-számla kibocsátásának alapelveit.

  1. a számlának és az abban szereplő adatoknak sértetlennek kell lenniük
  2. a számla eredetének hitelesnek kell lennie

1. Hogyan felel meg a Számlahegy által kiállított elektronikus számla ennek?

Minősített tanúsítvánnyal rendelkezünk. A Számlahegy, mikor kiállít egy számlát, ellátja elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel. Ez igazolja a hitelességét és a számlát ezek után már nem lehet módosítani, így biztosan változatlanok maradnak benne az adatok. Ez megfelel az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvénynek, az Eat.-nak.

Az Áfatörvény pontosan meghatározza a számla adattartalmát. Fontos, hogy az elektronikus számlának alkalmasnak kell lennie az adóigazgatási azonosításra. Ez akkor teljesül, ha a sorszámozás a számlakiállítás során folyamatos, ismétlés és kihagyás nélkül történik. A számlatömbödben tudsz véletlenül kettőt lapozni, a Számlahegy rendszerében ez nem történhet meg.

2. Hogy néz ki az elektronikus számla?

Az elektronikus számla egy .pdf kiterjesztésű fájl, amely tartalmazza az elektronikus aláírást és az időbélyegzőt. Ezek az információk bele vannak kódolva a pdf-be. A mi minősített tanúsítványunkat felismeri pl. az Adobe Reader is.

Hogy mitől elektronikus egyáltalán? A számlák elektronikus adatokként jönnek létre és nem papíron. Nem lehet lecsepegtetni, nem fog meggyűrődni és az “eredeti” példányt akár több különböző helyen is tárolhatod egyszerre! (Például a gépeden, a mi szervereinken és egy bárhonnan elérhető felhőszolgáltatásban, pl. a Google Drive-odon.)


3. Hogyan kapja meg a partnerem?

Erre vonatkozóan nincsen rendelkezés, ezért bármilyen formában megkaphatja az ügyfeled a kiállított elektronikus számlát, akár e-mailben is. Mivel elektronikus aláírás és időbélyegző hitelesíti, ezért plusz hitelesítési lépcsőt már nem kell közbeiktatnod. A Számlahegy a számla elkészültekor automatikusan el tudja küldeni a partnerednek a számlát, így megspóroljuk neked az időt és a postaköltséget is.


4. Ki kell nyomtatnom?

Egyáltalán nem szükséges. Az Áfatörvény szerint nem lehet más formában megőrizni a számlát, így archiválni is elektronikusan kell.


5. Hol és ki fogja ezt megőrizni így?

Könnyen lementheted a saját eszközödre, de ezen felül a Számlahegy is gondoskodik róla! Minden nálunk tárolt számlát többszörösen tükrözött és magas rendelkezésre állású szervereken tárolunk, így dokumentumaidat biztonságban tudhatod. Ezen felül a dokumentumokról még biztonsági mentést is készítünk. A elektronikus számla így biztos, hogy sértetlen, hiteles és olvasható marad évekkel később is.


6. Hogyan kell könyvelni az elektronikus számlát?

Az elektronikus számla és a papíralapú számla könyvelésében nincsen különbség. A számla egyedi sorszáma alkalmas a könyvelés során is az azonosításra. Az elektronikus számlázás előnye, hogy nem kell papírokat sorba rakosgatni vagy havonta átvinni az anyagot: egy mozdulattal elküldheted e-mailben, vagy kiexportálhatsz egy listát az összes számlád adataival a könyvelőd számára. (Ezt a bejegyzést direkt a könyvelőd számára írtuk.)

 

7. Össze van kötve a NAV-val a Számlahegy?

Egyelőre csak a pénztárgépek vannak bekötve a NAV-hoz, az elektronikus számlázás még nem. Vannak tervezetek arról, hogy 2017-től bizonyos ÁFA tartalom feletti számlákat kötelező lesz bejelenteni, de a pontos meghatározás még nem készült el. Ha változás lesz, a Számlahegy csapatától időben tudni fogsz róla.


8. Ellenőrzés során hogyan adom át az adóhatóságnak?

Adathordozóra másolva, CD, DVD vagy pendrive segítségével. Helyszíni ellenőrzéskor pedig a számítógépen tekinti meg a vizsgált számlát a hatóság.

Pdf-ben kibocsáthatod a számlát, de ellenőrzéskor a meghatározott fájlformátumok egyikében kell átadnod a NAV-nak, gyakorlatilag listaként. A Számlahegyből könnyedén exportálhatod az ellenőrzéshez szükséges listát!


9. Elektronikus és papíralapú számlázás együtt?

Nem probléma, ha nem tudsz vagy nem akarsz teljesen átállni az elektronikus számlára: az Áfatörvény megengedi, hogy megtartsd mind a két módszert, párhuzamosan használva a két rendszert, egyes ügyfeleidnek papíron, míg másoknak elektronikusan számlázva.


10. Megéri váltanom az elektronikus számlázásra?

A számlatömb, a bélyegző, a kézzel történő javítások, a számlák könyvelőhöz való átvitele, a  számlák lefűzése és tárolása helyett akár automatikusan, gyorsan, egységes számlaképpel, polcrendszerek helyett egy merevlemezen archiválva, e-mailezve is intézheted a számlázást.

Nézd meg, hogy a Számlahegy milyen számlacsomagokat kínál neked ehhez és felejtsd el a papírmunkát. Regisztrálj pár perc alatt és állítsd ki az első számládat!

papíralapú számlázás: bélyegző, toll, számlatömb

Papírmunka helyett válaszd inkább az elektronikus számlázást!

 

Hozzászólás írása

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..